QualitiAmo - La Qualità gratis sul web

• Home
• /
• Articoli

La capacità di mantenere una concentrazione costante è una competenza molto importante se vogliamo lavorare bene. Che si lavori da casa o in ufficio, infatti, le distrazioni sono ovunque e possono minare seriamente la nostra produttività. Per questo motivo istituire delle routine e dei rituali che diventino degli alleati per migliorare la nostra capacità di concentrazione e la nostra efficienza lavorativa è una buona strategia di time management.

Le routine sono sequenze di azioni che ripetiamo regolarmente, spesso in modo automatico. Quando applicate al contesto lavorativo, le routine possono giocare un ruolo fondamentale nel preparare la nostra mente alla concentrazione. Innanzitutto, perché aiutano a ridurre il carico cognitivo. Quando abbiamo una serie di passi prestabiliti da seguire all'inizio della giornata lavorativa, il nostro cervello non deve sprecare energie preziose decidendo cosa fare. Questo risparmio di energia mentale si traduce in una maggiore disponibilità di risorse cognitive per i compiti che richiedono vera concentrazione.
Inoltre, le routine fungono da "segnali" per il nostro cervello. Con il tempo, il semplice atto di seguire una routine pre-lavoro può diventare un potente innesco che predispone la mente allo stato di concentrazione. È come se dicessimo al nostro cervello: "Ora è il momento di concentrarsi".

Mentre le routine sono serie di azioni pratiche, i rituali aggiungono un elemento di intenzionalità e significato personale perché sono pratiche che riguardano uno scopo o un simbolismo e possono essere incredibilmente potenti nel migliorare la produttività. I rituali pre-lavoro, ad esempio, possono aiutare a creare una transizione mentale tra il tempo personale e quello lavorativo. Che si tratti di preparare una tazza di caffè in un modo particolare o di riordinare la scrivania, questi atti ritualistici possono segnalare al cervello che è il momento di entrare in modalità "lavoro".
Inoltre, i rituali possono infondere nel nostro lavoro uno scopo e della motivazione. Ad esempio, il rituale di rivedere i propri obiettivi prima di iniziare a lavorare può aiutare a riconnettersi con il senso più ampio del proprio ruolo professionale, aumentando la motivazione intrinseca.

La checklist pre-lavoro

Una checklist pre-lavoro è uno strumento molto utile per iniziare la giornata lavorativa con il piede giusto perché offre numerosi vantaggi:

1. avere una lista di compiti da svolgere elimina l'incertezza su cosa fare all'inizio della giornata;
2. iniziare la giornata in modo organizzato pone le basi per una maggiore efficienza;
3. una routine costante aiuta a stabilire abitudini positive nel lungo termine;
4. completare la checklist prepara mentalmente al lavoro che verrà;
5. assicura che tutti gli aspetti importanti siano coperti prima di iniziare il lavoro vero e proprio

Una checklist pre-lavoro efficace dovrebbe includere i seguenti elementi:

Preparazione dell'ambiente di lavoro

• Riordinare la scrivania
• Regolare l'illuminazione
• Impostare la temperatura ideale
• Preparare l'acqua o le bevande necessarie

Definizione degli obiettivi giornalieri

• Revisione degli obiettivi settimanali o mensili
• Identificazione delle 3-5 priorità del giorno
• Stima del tempo necessario per ciascun compito

Gestione delle e-mail e delle comunicazioni

• Controllo rapido delle e-mail urgenti
• Risposta alle comunicazioni prioritarie
• Pianificazione del tempo per la gestione delle e-mail durante la giornata

Organizzazione dei materiali necessari

• Preparazione dei documenti, degli strumenti o dei software necessari
• Verifica del funzionamento di dispositivi e attrezzature
• Apertura delle applicazioni o dei file pertinenti

Per creare una checklist pre-lavoro efficace e personalizzata:

1. identificate cosa funziona già bene e cosa potrebbe essere migliorato;
2. adattate la checklist al vostro ritmo naturale e alle vostre preferenze;
3. partite con 5-7 punti essenziali e aggiungetene gradualmente altri, se necessario;
4. provate la checklist per alcune settimane e modificate ciò che non funziona;
5. aggiungete punti che vi aiutino a iniziare la giornata con positività;
6. usate descrizioni chiare e azioni concrete per ogni punto della lista

Pause programmate e microbreak

Le pause sono fondamentali per mantenere i livelli di concentrazione e di produttività alti (ne abbiamo parlato in questi due articoli: "Fare pause ogni 90 minuti" e "Pausa creativa e focalizzazione"). Contrariamente a quanto si possa pensare, lavorare ininterrottamente per lunghi periodi non aumenta l'efficienza, ma porta a:

• affaticamento mentale;
• calo della creatività;
• diminuzione della capacità di problem-solving;
• aumento degli errori;
• stress e burnout

Le pause programmate lunghe durano generalmente dai 15 ai 30 minuti e dovrebbero essere effettuate ogni 2-4 ore di lavoro perché permettono un recupero più profondo e possono includere attività come:

• consumare un pasto leggero;
• fare una breve passeggiata;
• praticare esercizi di stretching;
• fare esercizi di respirazione

I microbreak sono pause brevi, da 30 secondi a 5 minuti, da fare più frequentemente durante la giornata. Sono particolarmente utili per:

• prevenire l'affaticamento visivo da schermo;
• alleviare la tensione muscolare;
• resettare brevemente l'attenzione

Possiamo, ad esempio:

• alzarci e stiracchiarci;
• guardare fuori dalla finestra;
• bere un bicchiere d'acqua;
• fare qualche respiro profondo

La tecnica del pomodoro è un metodo popolare che integra periodi di lavoro concentrato con pause regolari.

Per evitare che le pause si trasformino in distrazioni controproducenti:

1. stabilire der limiti di tempo chiari e rispettarli rigorosamente
2. pianificare in anticipo cosa si farà durante la pausa
3. evitare i social media perché possono trasformare facilmente una breve pausa in una lunga distrazione
4. allontanarsi dalla postazione di lavoro per staccare mentalmente

Implementazione e mantenimento delle routine

L'implementazione e il mantenimento di nuove routine lavorative, come l'uso di checklist pre-lavoro e la gestione strutturata delle pause, richiedono impegno e costanza.

Strategie per creare nuove abitudini

1. cominciate con cambiamenti graduali e gestibili. Ad esempio, iniziate con una checklist di soli 3-5 elementi o con l'implementazione di una pausa strutturata al giorno;
2. associate la nuova routine a un'abitudine già consolidata. Per esempio, fate seguire la compilazione della checklist pre-lavoro all'accensione del computer;
3. organizzate il vostro spazio di lavoro in modo che supporti le nuove routine. Tenete la checklist in vista o impostate promemoria per le pause;
4. utilizzate il metodo "non rompere la catena": segnando su un calendario ogni giorno in cui seguite la nuova routine, creando una catena visiva che vi motiverà a non interromperla

Superare gli ostacoli comuni nell'adozione delle nuove routine

1. Mancanza di motivazione:
   • ricordate costantemente a voi stessi il "perché" dietro le nuove routine
   • trovate un gruppo di colleghi, amici o familiari che possa incoraggiarvi
2. Dimenticanza:
   • usate promemoria come post-it o notifiche sul telefono
   • crea un rituale specifico che funga da innesco per la nuova routine
3. Resistenza al cambiamento:
   • affrontate un cambiamento alla volta invece di cercare di modificare tutto in una volta
   • cercate prove tangibili dei benefici delle nuove routine per motivarvi
4. Perfezionismo:
   • accettate che ci saranno giorni in cui non riuscirete a seguire perfettamente le vostre routine
   • concentratevi sul progresso complessivo piuttosto che sulla perfezione quotidiana
   • usate la regola dell'"80/20": mirare a seguire le routine l'80% del tempo è spesso sufficiente per vedere benefici significativi

Per approfondire

Per aiutarvi a implementare efficacemente le strategie di gestione del tempo e concentrazione discusse in questo articolo, abbiamo compilato una lista di risorse e di letture consigliate.

Checklist e To-Do List:

1. Todoist: un'app versatile per la gestione di compiti e progetti, con funzionalità di collaborazione.
2. Any.do: offre una combinazione di lista di cose da fare, calendario e promemoria.
3. TickTick: combina gestione delle attività, gestione del tempo e tecniche di produttività.

Gestione delle pause e tecniche pomodoro:

1. Forest: un'app che trasforma la gestione del tempo in un gioco, piantando alberi virtuali durante le sessioni di lavoro.
2. Focus@Will: fornisce musica scelta in modo scientifico per migliorare la concentrazione.
3. Stretchly: Promemoria per fare pause regolari, con esercizi di stretching suggeriti.

Blocco delle distrazioni:

1. Freedom: blocca su tutti i tuoi dispositivi app e siti web che posso distrarre.
2. RescueTime: traccia il vostruo utilizzo del tempo e vi aiuta a identificare e a limitare le distrazioni.
3. Cold Turkey: offre opzioni di blocco flessibili per aumentare la produttività.

Libri:

1. "Atomic Habits" di James Clear - offre strategie pratiche per costruire buone abitudini ed eliminare quelle cattive.
2. "Deep Work" di Cal Newport - esplora l'importanza del lavoro profondamente concentrato nel mondo moderno delle distrazioni.
3. "Detto, fatto! L'arte di fare bene le cose" di David Allen - presenta un metodo completo per l'organizzazione e la produttività.
4. "Zero sforzo. Rendi più facili le cose che contano di più" di Greg McKeown - insegna come eliminare il non essenziale per concentrarsi su ciò che conta davvero

PER SAPERNE DI PIU':

Tutti i nostri articoli sul time management
I nostri articoli sulla ISO 9001
La ISO 9001:2015